KSeF a faktury dystrybucyjne OSD – jak zadbać o kontrolę kosztów?

Wraz z wejściem w życie KSeF wielu klientów przestało widzieć na fakturach dystrybucyjnych szczegółowe informacje o kosztach – stawkach jednostkowych, mocach umownych czy opłatach za energię bierną. W OnMedia pomagamy odzyskać pełną kontrolę nad tymi danymi i uporządkować proces pozyskiwania faktur od Operatorów Systemów Dystrybucyjnych (OSD).

KSeF a faktury za prąd dla firm

Od początku obowiązkowego KSeF coraz częściej spotykamy się z sytuacją, w której klienci widzą w systemie jedynie „nagą” fakturę dystrybucyjną – bez przejrzystych stawek jednostkowych, informacji o przekroczeniach mocy czy opłatach za energię bierną. Taki dokument jest poprawny księgowo, ale praktycznie uniemożliwia bieżącą kontrolę kosztów i optymalizację umów.

Widzimy to szczególnie na przykładzie faktur Energa Operator, gdzie obraz faktury przesyłanej mailem (PDF) znacząco różni się od tego, co klient jest w stanie podejrzeć po pobraniu dokumentu z KSeF. Podobne wyzwania pojawiają się także na obszarach działania innych operatorów – brak czytelnego rozbicia pozycji powoduje, że przedsiębiorcy nie wiedzą, czy płacą za energię bierną, przekroczenia mocy umownej, czy inne elementy taryfy.

Co robimy dla naszych klientów?

Aby uniknąć lawiny telefonów „za co ja właściwie płacę?”, wdrożyliśmy po stronie OnMedia kilka praktycznych rozwiązań, które pomagają klientom zachować pełną widoczność kosztów dystrybucji:

• Pomagamy w złożeniu wniosku o faktury dystrybucyjne w formie elektronicznej wysyłane na e‑mail bezpośrednio od OSD (np. Energa Operator, przez formularz na stronie).
• Wskazujemy, jak i gdzie aktywować e-fakturę oraz elektroniczne biura obsługi klienta (eBOK) u sprzedawców, takich jak ENEA, aby zapewnić dostęp do czytelnych faktur PDF i historii rozliczeń.
• Weryfikujemy, czy na fakturach widoczna jest energia bierna, przekroczenia mocy oraz inne składniki taryfowe istotne z punktu widzenia optymalizacji kosztów.
• Porządkujemy proces obiegu dokumentów: księgowość pracuje na fakturach z KSeF, a dział administracyjny / techniczny korzysta z pełnych podglądów PDF z eBOK-ów lub maili od OSD.

Dlaczego to ważne?

Brak szczegółowych danych na fakturze dystrybucyjnej oznacza w praktyce brak możliwości kontroli poprawności naliczeń, porównywania okresów oraz szybkiej reakcji na przekroczenia parametrów umownych. W świecie rosnących cen energii nawet niewielkie przekroczenia mocy czy opłaty za energię bierną potrafią w skali roku wygenerować znaczne, nieplanowane koszty.

Dzięki połączeniu danych z KSeF z pełnymi fakturami PDF klienci OnMedia mogą:

• dokładnie sprawdzać, za co płacą w części dystrybucyjnej,
• szybciej identyfikować nieprawidłowości lub nagłe wzrosty poszczególnych składników,
• świadomie podejmować decyzje o zmianie mocy umownej czy parametrach umów.

Jak możemy pomóc Twojej firmie?

Jeżeli:

• nie widzisz na fakturach dystrybucyjnych szczegółowego rozbicia kosztów,
• nie masz jeszcze aktywnego eBOK‑a / e‑Faktury u sprzedawcy (np. Enea) lub
• nie wiesz, jak złożyć wniosek o faktury przesyłane mailem od OSD (np. Energa Operator),

zgłoś się do nas – pomagamy klientom kompleksowo zorganizować dostęp do pełnych danych z faktur, tak aby wdrożenie KSeF nie utrudniało codziennej kontroli kosztów energii.

Chcesz uporządkować kwestię faktur dystrybucyjnych i mieć pełny podgląd kosztów?

Skontaktuj się z nami – przygotujemy dla Twojej firmy prosty proces pozyskiwania faktur z KSeF, eBOK‑ów i od operatorów dystrybucyjnych.